業務分析

「業務分析」の目的は、無駄な作業はないか、事故につながる危険が潜んでいないか、特定の個人の能力に依存してしまっていないか、様々な視点から分析します。分析をする前に、現在の業務を明確にする必要がります。

業務を確認する。
業務の流れを紙に書く。
誰でも確実に業務が完了できるか確認する。
業務に無駄がないか確認する（省ける業務が無いか、または、２度手間になっている業務はないか）。
業務の目的を達成しているか確認する。

業務分析の目的

業務分析の目的は、「業務を安全かつ無駄なく行うことによって『利益を損なわない』こと」にあります。目的無く業務を確認しても無駄に終わってしまいます。また、業務分析をした結果、システム化しなくても業務効率を上げられることもあります。逆に、システムによるチェックをしないと人件費がかかりすぎてしまうこともあります。業務分析をした目的を軸に、必要があれば方針を変えることも必要です。

システム化を前提とした業務分析であれば、対象の業務だけではなく前後を含めた業務全体を分析する必要があります。仕入れ業務であれば、顧客からの注文が入り、在庫状況を確認し、不足があれば製造元に発注する。発注した商品が入庫し、在庫が補充されたのちに顧客へ出荷されていく。その後、請求を行い、製造元からは請求書が届く。一連の作業について、従業員がすべて同じ手順と認識できている。もしくは、誰が行っても同じ手順になるのであれば、この業務のどの部分をシステム化するか検討する必要があります。仕入れ先や顧客側が受発注のシステムを持っている場合は、そのシステムと連携が取れます。
この確認作業で、多くの問題が発見されるケースがあります。それは「人によって手順が違う」ということです。あってはならないことですが、社内の手順は時間がかかるので、従業員が勝手な決済で先に商品を仕入れてしまい、その後、社内で注文の手続きを取るなど、合理的ではあるが正式な手順になっていない場合、どのような対応をするか判断する必要があります。

作業手順は、長年の企業経営や業界の慣習などによって積み上げられていますが、現状に合っているのか、迅速さはあるが確実性が担保されているか。様々な視点から検証が必要です。システム化するタイミングで、社内標準となる作業手順を確立することにが重要なポイントです。

ミニ監査の実施

当社では、認証取得を目指している組織にミニ監査をお勧めしています。認証取得審査と同じ基準で組織を評価することにより、不足している考え方や業務の改善の発見につながります。このミニ監査は、認証取得だけの目的ではなく、業務システム開発時にも同様の工程があります。それは、要件定義です。システム開発、システム導入では多くの失敗例があります。それは、組織が必要としているシステムが経営層と作業現場で異なる目標になっていることから起きるミスマッチです。

そのようなミスマッチを起こさないために、組織の現状を客観的に理解し、目的を達成するための手順を計画しなければなりません。やりたいことを実現するという欲求が強く働くと、現状を分析する手間を軽んじてしまいます。また、自分の業務なので知っているつもりになっていることも多いのです。客観的な評価は訓練を積めば組織内でも可能ですが、慣れるまでは外部の力を借りることが最短で目的を果たすことにつながってゆきます。

業務改善

業務分析を行った結果、業務手順の変更を行う必要がある場合は、業務改善を行います。もしくは、クレームや業務の失敗により応急処置としてではなく、恒久的に業務を見直す場合があります。これらの状況にならなくても業務改善は常に従業員が意識できるように、日々の教育訓練も重要な要素となります。

業務改善もしくは、業務手順変更は、「将来起こるであろう危険」「無駄な作業の排除」「作業自体の勘緑化」など、業務を変更する影響を考える必要があります。手順を変更したら実際に作業をしてみて、その効果を評価することも重要です。業務手順の変更が目的にならないように検証が必要です。業務改善は一朝一夕では終わりません。そして、多くの人が関与することもあるので、手段が目的にならないように心がける必要があります。

これらの一連の作業を自社で行うことは可能です。しかし、日々の業務を行いながら改善案を検討し検証をするには十分な時間が必要です。また、一連の作業を行うときに客観性が必要になります。自社で行う作業は見えないコストとなり、自社を知っていることが過信となり、不完全な形で改善されてしまうことがあります。コストをかけずに行ったはずが、実は従業員の労働時間というコストをかけて不完全な手順を作ってしまうことにつながります。

我々は外部の組織として、業務分析を行い客観的評価から改善点を提示いたします。
手順の変更はシステム化されていれば、既にお取引のあるSIerへシステム変更の要件定義書を作成し、システムアップまで支援します。

ソフトウェア開発・販売

【業務分析】【業務改善】【認証取得】を行う上で、『自動化できる作業』『記録を取る作業』をプログラムを使用しシステム化することによって、従業員の作業時間を短縮し、作業ミスをなくすことができます。単純な作業は人間が苦手とする業務はコンピュータに任せて、人間は想像力が必要な業務に集中することができます。
システムを構築する場合は、【業務分析】を十分に行い、自動化する部分を明確にします。そのうえで【業務改善】を検討することによって、合理的なデータ処理を行うことができます。この段階で、システム化（コンピュータが行っても）してもそれほど効果が望めない場合は、システム化せずに人間が業務を行うことも選択できます。つまり、システム化は手順であって、目的は業務効率を上げることです。

この点に気づかずに、システム化が目的になってしまうケースが非常に多く、システムが完成したのに業務が楽にならずに、逆に業務が増えてしまうケースもあります。最初に予算が決まっているので、その予算内でシステム化することが目的になってしまったケースで、見られる逆転現象です。

従って、業務分析を行い改善計画をしたのちに、システム化の判断します。その後で、予算を検討するか、すでに予算がある場合は、何段階かに分けてシステム化する計画に変更する必要があります。
もう一つの手法は、既に使えるシステムを利用し、それをカスタマイズ（自社に合わせて改造すること）するか、別のシステムと接続するなどの柔軟な考え方が必要です。まず、システムを使いこなすことから始めて、必要に応じてシステムを追加していくことが、最終的に目的を達成する近道となります。

保守業務

当社では都内のデータセンターにサーバを置いています。高速なバックボーン回線と２系統の電源を受電しているので、災害時にもサーバを止めることなく運用が可能です。
システムを利用するにあたり、お客様のオフィス内にサーバを起こことも可能ですが、セキュリティ面からデータセンターの利用をお勧め呈します。
システム利用だけではなく、ISO27001を取得やテレワークなどの活用するうえでデータ保管場所としての利用も可能です。
社内でサーバ管理をする人件費の削減と、安全なサーバ運用のために外部委託してはいかがでしょうか。